4.40
Práce mimo pracoviště v režimu práce na dálku pro oblast účetnictví
Ing. Jan Ambrož
Název účetní jednotky:
Označení:
Číslo:
Zpracoval:
Kontroloval:
Platnost:
Závaznost:
Datum vydání:
Vydává:
Nahrazuje:
Doplňuje:
Počet stran:
Přílohy:
Jedna z možných variant:
Tento vnitřní předpis (dále "Směrnice") upravuje podmínky společnosti ....... (uvede se název) (dále zaměstnavatel) pro výkon práce na dálku definované § 317 ZP a souvisejících ustanovení zákoníku práce ("ZP"), a to v oblasti účetnictví, resp. účtování tzv. náhrad zaměstnanci dále přesně specifikovaných.
- Zaměstnavatel je povinen se zaměstnancem uzavřít písemnou smlouvu pro výkon práce na dálku (dále "Dohoda"), která může být nedílnou součástí pracovní smlouvy jako její příloha.
- Uzavření Dohody musí za zaměstnavatele schválit ...... (uvede se konkrétní osoba podle organizačního řádu), a to na základě podkladů připravených přímým nadřízeným konkrétního zaměstnance.
- Tato Dohoda je základním dokumentem pro účetní postupy a také navazující daňové posouzení, které vychází z příslušných účetních operací. Proto je jedna kopie Dohody předána ..... (uvede se konkrétní osoba podle organizačního řádu, například hlavní účetní, mzdová účetní apod.)
- V Dohodě může být sjednána paušální náhrada týkající a) opotřebení vlastního nářadí, zařízení nebo jiných předmětů zaměstnance (§ 190 ZP), b) náhrada paušální (§ 190a ZP) nebo c) prokázaná na provozní režijní výdaje (§ 190a ZP), ve všech případech souvisejících s činností pro zaměstnavatele. Viz též analytická evidence v článku 9. Vyšší náhrady než stanovené směrnicí nebo zákonnými limity, se řeší podle článku 11.
- Směrnice neřeší standardní účtování mezd, zaměstnaneckých výhod aj., neboť pro ně při režimu práce na dálku nevznikají žádné odlišnosti ve srovnání s běžnými účetními (a daňovými) postupy.
- Náhrada výdajů podle § 190 ZP, za zařízení zaměstnance je stanovena v Dohodě paušální částkou, která je zaměstnanci vyplácena v rámci mzdy za daný kalendářní měsíc (podle odpracované doby).
- Náhrada výdajů podle § 190a ZP, za provozní režijní výdaje, je stanovena v Dohodě paušální částkou/v prokázané výši (uvede se v Dohodě sjednaná varianta), která je zaměstnanci vyplácena v rámci mzdy za daný kalendářní měsíc (podle odpracované doby).
- Pro účtování nároků zaměstnance podle čl. 6 a 7, a to na základě interního dokladu zpracovaného přímým nadřízeným zaměstnance, se použije účetní operace MD 548/D 333.
- Analytická evidence se zřizuje pro zajištění správného daňového posouzení: 548.31 – Náhrada zařízení, 548.32 – Paušální náhrada režie, 548.33 – Prokázaná náhrada režie a 548.34 Náhrady nad limit. Shodná analytická evidence se použije také na účtu 333. (Účetní jednotka si případně zvolí jiné účty pro analytickou evidenci podle svého účtového rozvrhu.)
- Všechny položky účtované jako závazek vůči zaměstnanci musí být zúčtovány v rámci mezd podle čl. 6.
- Ve mzdovém modulu se promítne pouze náhrada zachycená na účtu 548.34 Náhrady nad limit, neboť podléhá zdanění v rámci § 6 ZDP jako příjem ze závislé činnosti. Všechny účtované náklady jsou u zaměstnavatele daňově uznatelné pro daň z příjmů.
- Položky účtované na účty 548.31, 548.32 a 548.33 se dále samostatně neevidují pro účely daně z příjmů právnických osob, protože nejsou předmětem daně ze závislé činnosti.
- Pro všechny obecné zásady platné pro účtování, neuvedené v této Směrnici a v Dohodě, platí příslušná obecná vnitropodniková směrnice.
- Směrnice musí být vždy k 1. lednu kalendářního roku ověřena a případně aktualizována vzhledem k předpokládanému vývoji, změně výše paušálních náhrad.
- Směrnice je uložena a je k nahlédnutí v písemné a elektronické podobě ... (uvede se podle zavedeného firemního systému).
Zpracoval ....................
Účinnost směrnice ....................
Schválil ....................
(Doplní se standardním způsobem.)
Komentář:
Ad 1 až 2
Zákoník práce jednoznačně upravuje v § 317 ZP a v řadě dalších ustanovení pravidla pro práci na dálku, běžně nazývanou jako home office.
Účetní oddělení musí tato pravidla, je-li tento způsob…
