2024.17.2
Digitalizace a automatizace finanční účtárny podniků
Michal Škrabiš, Martin Strnad, EKP.cz
Většina podniků dnes již v nějaké podobě aplikuje ve své účetní agendě prvky automatizace a digitalizace, které se s technologickým pokrokem objevují, avšak stále se často v praxi setkáme se společnostmi, které na papírovou formu nedají dopustit a žijí v účetním "skanzenu". Tyto společnosti se v tomto článku pokusíme namotivovat ke změně, podíváme se společně na inovace ve světě účetnictví, jaké možnosti dnes firmy mohou využít pro přechod na účetnictví bez papíru.
NahoruAutomatizace při zadávání dokladů, tzv. vytěžování faktur či účtenek
Pro usnadnění a zrychlení přenosu účetních informací z dokumentů a jejich integraci do softwaru je dnes k dispozici řada aplikací a softwarů. Existují aplikace vytvořené za účelem zpracování dat, které umožňují automatizaci zadávání údajů z daňových dokladů. Tato technologie funguje tak, že převádí údaje z naskenovaného textu do digitálního formátu, který lze následně importovat do účetního softwaru. Tímto způsobem odpadá potřeba ručního přepisování údajů z dokladů do účetnictví, což vede k úspoře času a eliminaci chybovosti způsobené člověkem.
Současné software pro zpracování dat kombinují technologie OCR (optical character recognition neboli optického rozpoznávání znaků z faktury) s prvky umělé inteligence. Tato kombinace technologií, kromě jíž zmíněného snížení chybovosti, zvyšuje variabilitu zpracovávaných dokumentů, například nalezením konkrétních informací na různých místech v dokumentu. To s využitím umělé inteligence jde velmi rychle kupředu a tím, že umělá inteligence "stínuje" uživatele, je schopná při opakovaných dokladech nabízet velmi přesné vytěžení, včetně návrhu účtování takových oblastí jako je rozúčtování na střediska či zakázky, navržení předkontace dle předchozích zadání apod. Vytěžování se často využívá u firem, kde jsou složité účetní případy, které obsahují mnoho např. skladových položek a manuální zaúčtování je zdlouhavé.
Faktury lze do systému dostat automaticky tak, že dodavatelé zasílají faktury na sběrný e-mail, fotografií pomocí mobilní aplikace, což je oblíbená forma při zpracování účtenek placených kartou či v hotovosti a samozřejmě i přímým nahráním dokumentu do aplikace. Zde je patrný v posledních letech velký posun a dřívější skenování faktur je již přežitkem.
Jakmile jsou dokumenty v daném software, probíhá jejich zpracování. Digitální doklady jsou uloženy ve formě strukturovaných dat a čekají na schválení. Uživatel softwaru následně doklady zkontroluje, a pokud došlo například k nějaké chybě při jejich vytěžení, tak má možnost doklady před schválením opravit. Po schválení dochází buď k automatickému zaúčtování do účetního systému nebo schválení účetního záznamu k zaúčtování uživatelem a posléze k online archivaci dokumentů včetně kvalifikovaných razítek a podpisů. Tato kvalifikovaná razítka či podpisy se chovají podobně jako předkontační razítka a je z nich na první pohled zřejmé, kam bylo zaúčtováno a kdo fakturu schválil. Doklady jsou tak uloženy na jednom místě a případně v nich lze velmi snadno vyhledávat, např. dle textu obsaženého ve faktuře. Samozřejmě existují typy dokladů, které jsou obtížně vytěžitelné, např. ručně psané příjmové či výdajové doklady či paragony, ale ty představují u většiny firem minimální objem dokladů.
NahoruQR kódy
Jako alternativu k získávání dat z faktur lze zvážit import dat pomocí QR kódu. Tento postup umožňuje přenést základní údaje z faktury přímo do účetního systému, což snižuje riziko lidské chyby při ručním přepisování. Většina ekonomických systémů již umožňuje připojení QR kódu při vystavování faktury, který se na ní poté objeví. Nevýhodou tohoto řešení je nemožnost vytěžovat položkové údaje z faktury.
NahoruFormát ISDOC
Standard ISDOC pro elektronickou fakturaci, který funguje v České republice, sjednotil různé formáty daňových dokladů do jednoho praktického balíčku. Díky tomu lze faktury vyměňovat bez papíru a zpracovávat je rychleji než kdy dříve. Je důležité si uvědomit, že elektronická faktura není jen PDF dokument. Je to datový soubor, který putuje mezi účetními programy. Když je e-faktura importována do účetního systému, vytvoří se "opačný doklad" k originálu. Jinými slovy, pokud jedna firma vygeneruje fakturu, druhá, která ji přijme, bere ji už jako přijatý doklad, ne jako obyčejný soubor.
NahoruFormát XML
XML (eXtensible Markup Language) se stal klíčovým standardem pro výměnu a zpracování finančních dokumentů v rámci digitalizace podnikových účtáren. Tento univerzální formát umožňuje strukturované uložení a přenos dat mezi různými účetními systémy bez ohledu na jejich platformu nebo…
